§ 40 BetrVG verpflichtet den => Arbeitgeber, die durch die Tätigkeit des => Betriebsrats entstehenden Kosten zu tragen und der Arbeitnehmervertretung die für ihre Arbeit erforderlichen Räume, Sachmittel sowie Büropersonal zur Verfügung zu stellen. Neben dem Betriebsrat gilt dies entsprechend für die weiteren betriebsverfassungsrechtlichen Organe die da sind Gesamt- und Konzernbetriebsrat, => Jugend- und Auszubildendenvertretung sowie Gesamt- und Konzern-Jugend- und Auszubildendenvertretung und den => Wirtschaftsausschuss. Daneben trägt der Arbeitgeber auch die persönlichen Kosten der Tätigkeit des Betriebsrats dadurch, dass er dessen Mitglieder, die ein unentgeltliches Ehrenamt ausüben, nach § 37 Abs. 2 BetrVG zur Erfüllung ihrer Betriebsratsaufgaben von ihrer beruflichen Tätigkeit freistellen muss.

Unter die Kostentragungspflicht des § 40 BetrVG fallen alle zur sachgerechten und ordnungsgemäßen Erfüllung der Aufgaben des Betriebsrats erforderlichen Kosten. Zieht der Betriebsrat nach § 80 Abs. 3 BetrVG auf der Basis einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber einen Sachverständigen zu seiner Arbeit hinzu, sind auch diese Kosten zu tragen, ebenso wie die eines vom Betriebsrat im Zusammenhang mit einer => Betriebsänderung nach § 111 Satz 2 BetrVG hinzugezogenen Beraters. Zu beachten sind dabei jeweils die Erforderlichkeit und die Verhältnismäßigkeit. In Betrieben mit einer großen Zahl ausländischer Arbeitnehmer kann beispielsweise bei => Betriebsversammlungen auch die Hinzuziehung eines Dolmetschers erforderlich sein. Lässt der Betriebsrat betriebsverfassungsrechtliche Streitigkeiten gerichtlich klären, gehören auch die dadurch anfallenden Kosten zu den Geschäftsführungskosten, die der Arbeitgeber nach § 40 BetrVG zu tragen hat. Auch die Kosten der => Einigungsstelle zählen zu den durch die Betriebsratstätigkeit entstehenden Kosten.

Ebenso hat der Arbeitgeber Aufwendungen des einzelnen Betriebsratsmitglieds zu tragen, soweit deren Erforderlichkeit zur ordnungsgemäßen Erfüllung der Aufgaben als Mitglied des Betriebsrats gegeben ist. Dazu gehören beispielsweise Kosten der Teilnahme an Schulungs- und Bildungsveranstaltungen, in denen dem Betriebsratsmitglied für seine Betriebsratstätigkeit erforderliche Kenntnisse vermittelt werden. Auch steht dem Betriebsratsmitglied Ersatz für entstandene Schäden zu, wenn es im Rahmen seiner Betriebsratstätigkeit beispielsweise bei einem Unfall eine Verletzung oder einen Sachschaden erleidet. Auch Reisekosten gehören zu den vom Arbeitgeber zu tragenden Aufwendungen. Führt das einzelne Betriebsratsmitglied eine Rechtsstreitigkeit in einer betriebsverfassungsrechtlichen Angelegenheit, etwa um seine eigene Rechtsstellung gegenüber dem Betriebsrat, sind auch diese Kosten durch die Betriebsratstätigkeit bedingt. Die Voraussetzungen der Kostenübernahme sind durch die Rechtsprechung differenziert und müssen im Einzelfall geprüft werden.

Anspruch hat der Betriebsrat nach § 40 Abs. 2 BetrVG darauf, dass ihm der Arbeitgeber die erforderlichen Räume überlässt, wobei es auf jeden Fall um einen Büroraum und gegebenenfalls auch um ein Sitzungszimmer geht. Dabei müssen aber nicht alle Räume ständig zur Verfügung stehen, sondern sie können auch anlassbezogen zu bestimmten Zeiten überlassen werden. Die Räume müssen entsprechend ausgestattet sein, was sowohl Technik wie Heizung und Beleuchtung als Mobiliar betrifft. Auch müssen die Räume grundsätzlich im Betrieb liegen. In den von ihm genutzten Räumen hat der Betriebsrat das Hausrecht.

Zu den zur Verfügung zu stellenden sächlichen Mitteln gehören auf jeden Fall die für die büromäßige Erledigung der Betriebsratsaufgaben erforderlichen technischen Geräte, Schreibmaterialien und Archivmaterialien. Zwecks Information der Arbeitnehmer sind dem Betriebsrat entsprechende Mittel und hier vor allem ein „schwarzes Brett“ zur Verfügung zu stellen. Auch kann im Einzelfall die Finanzierung eines Rundschreibens aus konkretem Anlass geboten sein. Zu den sächlichen Mitteln zählen weiterhin die einschlägige Fachliteratur und hier vor allem arbeits- und sozialrechtliche Gesetzestexte sowie eine Fachzeitschrift. Auch ein aktueller Kommentar zum Betriebsverfassungsgesetz gehört in jedes Betriebsratsbüro. Aufgabenbezogen können auch weitere Gesetzeskommentare sowie Spezialliteratur erforderlich sein. Ausdrücklich im Gesetz erwähnt ist auch Informations- und Kommunikationstechnik, das heißt Telefon, Telefax und Computer. Auch hat der Betriebsrat Anspruch auf die Nutzung eines im Betrieb bestehenden Intranets. Bei Vorhandensein eines innerbetrieblichen E-Mail-Systems kann der Betriebsrat verlangen, dies ebenfalls zur Information der Arbeitnehmer zu nutzen. Abhängig vom betrieblichen Standard und den Erfordernissen der Betriebsratsarbeit kann auch der Internetzugang zu den zu überlassenden Mitteln der Informations- und Kommunikationstechnik zählen.

Die Bereitstellung von Büropersonal durch den Arbeitgeber erfasst in erster Linie Schreibkräfte. Es können jedoch auch Hilfskräfte für andere Aufgaben in Betracht kommen.