Mit einer Abmahnung drückt der Arbeitgeber seine Missbilligung eines Verhaltens des Arbeitnehmers aus und droht diesem die Kündigung des Arbeitsverhältnisses an, sofern er sein Verhalten nicht ändert. Der Arbeitnehmer soll damit für die Zukunft zu vertragsgemäßem Verhalten angehalten werden. Die Abmahnung im Arbeitsrecht leitet sich aus Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches ab, wonach der Gläubiger bei einem Fehlverhalten des Schuldners diesem grundsätzlich durch eine Abmahnung die Gelegenheit zur Änderung seines Verhaltens einräumen muss, ehe er auf Inhalt oder Bestand des Vertragsverhältnisses einwirkt. Grundlage dieser Vorschriften und der Abmahnung im Arbeitsrecht ist das Verhältnismäßigkeitsprinzip, dem entsprechend das Kündigungsrecht das letzte und äußerste arbeitsrechtliche Mittel ist, das erst nach Ausschöpfung aller anderen Möglichkeiten zum Einsatz kommen soll. Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit hat seine Bedeutung allerdings nur im Rahmen des gesetzlichen => Kündigungsschutzes.

Funktionen der Abmahnung sind zum einen die Erinnerung des Arbeitnehmers an seine vertraglichen Pflichten und zum anderen die Warnung vor Konsequenzen für das Arbeitsverhältnis und dessen Fortbestand, sofern es zu weiterem Fehlverhalten kommt. Neben dieser Erinnerungs- und Warnfunktion kommt der Abmahnung keine Sanktionsfunktion zu. Sie stellt keine Strafmaßnahme dar, sondern einen Appell an den Arbeitnehmer, sich künftig vertragsgemäß zu verhalten.

Damit der Zweck der Abmahnung erreicht werden kann, muss das vom Arbeitgeber beanstandete Fehlverhalten hinreichend konkret und für den Arbeitnehmer hinreichend klar erkennbar bezeichnet werden. Pauschale Bezeichnungen reichen nicht aus. Geht es beispielsweise um Unpünktlichkeit, muss diese konkret mit Tag und Stunde benannt werden.

Verbinden muss der Arbeitgeber mit seiner Beanstandung des Fehlverhaltens den deutlichen Hinweis, dass im Fall der Wiederholung des Fehlverhaltens das Arbeitsverhältnis nach Inhalt und Bestand gefährdet ist und der Arbeitnehmer mit arbeitsrechtlichen Folgen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses rechnen muss.

Erforderlich ist, dass die Abmahnung dem Arbeitnehmer zugeht, was allerdings nicht schriftlich erfolgen muss, und dieser tatsächlich davon Kenntnis nimmt. Auf Unkenntnis kann sich der Arbeitnehmer allerdings nicht berufen, wenn Treu und Glauben ihm das, etwa im Fall der Verweigerung der Kenntnisnahme, verwehren.